如何给老师发电子邮件求助?(2019版)

2019-04-15 04:51

  【按】这类文章反映的问题非常普遍,我认为有必要每年都推送,并且根据情况更新。——2019年3月15日

  对于现代人而言,通过电子邮件沟通是一件很频繁的事情。作为大学生或研究生,在给老师发电子邮件求助时,应该注意哪些问题呢?

  从2000年创办个人网站“白鲨在线”(到现在,我收到了大约几千封世界各地网友的电子邮件。这些邮件大部分是关于经济学问题的求助。我逐一回复了几乎每一封邮件,其中大约三分之二是详细的回复,大约三分之一是简单的回复,少数实在无法回复。在这个过程中,我发现一些网友的求助邮件在方式或内容上可能不太合适。担任教师之后,我在和其他教师的交流中发现,很多在校大学生或研究生不善于通过电子邮件向老师求助。我想通过这篇文章告诉学生们,应该注意以下问题,以便使自己的求助更有效率或效果。

  第一,切忌写信不写名字。向老师求助学术问题是一件很正式的事情,表明自己的身份、姓名是对老师最起码的尊重。学术问题不存在什么隐私,没有必要隐藏自己的身份。一些学生可能认为自己在邮件用户名中显示了姓名,但这是不正式的,而且收信人在邮件正文中不一定注意到。一些教师明确表示不会回复没有姓名的邮件,我也将不会再回复此类邮件。当然,来自网络的姓名通常无法查实,但这不是学生不尊重老师的理由。

  第二,切忌使用奇怪的用户名。很多电子邮件系统都有过滤功能,专门将一些看上去比较奇怪的用户名(如“爱吃方便面的鱼”)或昵称屏蔽,来自国外服务器的邮件系统尤其如此。因此,我有两个建议:第一,尽可能使用比较规范的用户名,例如自己姓名的拼音。一个叫“黎明”的学生,如果非要用“Dawn_Lee”来做用户名,口头表述时难道不嫌麻烦吗?第二,尽可能使用单位的邮箱(例如带edu后缀),特别是给外国教授写信时。因为单位的邮箱至少可以让对方证实自己单位的存在,尤其当单位为大学时。中国很多单位的邮箱都不太稳定,这是一个大问题。

  第三,切忌正文没有内容。一些人给老师发邮件时,正文是空白的,只有附件,这非常不好。毕竟信件的主体是正文,不是作为附属的附件。发送附件时,一定要在正文里说明一下。还有一些人,将邮件的主要意思都写在标题里,搞得标题有好几行,大小单双句2019,都无法正常显示。这既不好看,也不规范。

  第四,切忌没有称谓。中国文化里,对个人尊重意识不够。例如,很多行业无法表达对别人的称谓,只好一律用“老师”替代。连演员都互称老师,不管有没有师生之谊,这其实降低了老师的地位。学生给老师写信时,应该在正文开头就表明称谓,例如XX老师、XX教授,但尽量不要使用XX副教授、XX讲师的称谓。在欧美,教授系列的老师都可以简称为教授,不管是副教授还是助理教授。

  第五,切忌同时给多个老师发信。有的学生为了省事,把一封邮件同时发给多个老师。上期开特下期必开特。显然,这样抄送的邮件不可能显示出对具体老师的称谓(所以我前面说称谓很重要)。这样不太尊重老师。老师的职责虽然是教书育人,但任何职责都有边界。每个老师都有一堆事情,老师不可能7*24小时免费为学生服务。为了对老师表示尊重,求职邮件应该针对每个老师的情况撰写。我甚至收到过发给别的老师的邮件,这要么是搞错了老师的名字,要么是抄送时没有来得及改称谓,总之显得很不尊重老师。

  第六,切忌提出不合分寸的要求。老师的时间都比较宝贵,因为学术研究对于时间的投入要求是没有上限的。学生不应该让老师去帮自己做一些学生、助理就可以做的事情,也不应该让不太熟悉或者未曾谋面的老师无条件地奉献自己重要的资源。这包括但不限于:(1)请教授帮自己查找论文;(2)频繁地让老师回答一些初级的技术问题;(3)无条件地要求老师提供自己的研究数据;(4)要求老师提供自己学位论文或著作的电子版;(5)希望老师提供不属于自己专业领域的学习或研究建议;(6)多次让老师对自己的论文提供详细的评论或修改意见;(7)暗示老师关照自己的考试成绩或透露考试的内容;(8)索取不熟悉自己的教师的推荐信。

  第七,切忌废话太多。很多学生一开头就对老师一通赞扬,在我看来这没有必要。著名学者整天接受了太多的鲜花和掌声,对此已经麻木了。如果一定要表达自己的敬意,建议一针见血、点到为止。

  第八,切忌问题太多。邮件毕竟只是一种简易的交流工具,不适合进行多个问题的学术讨论。很多学生求知心切,这可以理解,但是在一封电子邮件里提出五六个问题,这不太合适。

  第九,切忌泛泛而谈。如果咨询一个专业问题,应该将问题的上下文环境、假设说清楚。不能直接问这样的问题:请问科斯论文中“取消灯塔税的好处是微不足道的”是什么意思?

  第十,切忌使用批评语言。如果对老师的文章或观点有异议,可以提供详细的论证或者相关的文章,但是最好不要以评论人的语言指责老师。这不是说不能批评自己的老师,而是因为在专业问题上,学生比老师更容易犯错误。

  关于写信的技巧肯定还有很多,上面这些建议未必适用于所有教师。时过境迁,一些规则正在发生变化。但是,我希望大学生们在学习专业知识的同时,一定要学会如何与人沟通,尤其是学会如何与长辈或领导沟通。就后一个方面而言,现在的学生受到的训练和指导实在是太有限了。

  (作者聂辉华系中国人民大学经济学院教授、国家发展与战略研究院常务副院长。)